Записи блога

Как избежать ошибок в бухучёте

Как избежать ошибок в бухучёте

Как избежать ошибок в бухучёте

Конечно, каждому сотруднику, в том числе и главному  бухгалтеру свойственно совершать ошибки. Главное – успеть исправить собственный недочёт раньше, чем кто-то это заметит, а это уже целая наука. Для этого существует грамотно разработанная система внутреннего контроля, о которой мы расскажем далее.

Система внутреннего контроля

В любом случае главный бухгалтер предприятия стремится к идеальному порядку во всех, вверенных ему владениях. А обеспечить такой порядок может не что иное, как чёткая система внутреннего контроля, позволяющая практически полностью избежать всевозможных ошибок в учёте. В целом существует целых пять основных бухгалтерских ошибок, и каждая из них заслуживает отдельного рассмотрения.

Во-первых,  часто случается, что служащие и менеджеры руководящего звена компании просто не знают главных положений учредительных документов, таких как устав, решения учредителей и др. В учредительных документах прописана вся необходимая информация, включая компетенцию руководства. Однако, поскольку, эти положения не соблюдаются на практике, зачастую это приводит к незаконным действиям и решениям предприятия. Так, например, согласно уставу, на всех договорах, общая сумма которых составляет более, чем 100 тыс. руб., должны стоять подписи всего руководящего состава фирм, а не только её генерального директора.

Иногда происходит следующее: бухгалтер слишком формально относится к разработке учётной политики предприятия, пренебрегая своей прямой обязанностью. Тем не менее, учётная политика  должна быть утверждена приказом руководителя. Полезно будет  приложить к документу положение о бухгалтерской службе предприятия, а также все должностные инструкции бухгалтеров.

На некоторых предприятиях замечается неправильно организованная договорная работа. Например, когда в компании есть договоры, подписанные генеральным директором, в то время как по другим документам, в это время он находился в командировке либо отпуске. Случается также, что договоры были заключены не имеющими на то полномочий сотрудниками. Обязательно следует завизировать договор, если это предусмотрено внутренними инструкциями компании. И наконец, бухгалтеру обязательно необходимо отследить  исполнение договора, ведь  в случае невыполнения контрагентом сроков выплаты долга, предприятие не начисляет штрафные санкции.

Оформление первички

Иногда бухгалтерия принимает к учёту неоформленную первичку, когда на ней, к примеру,  отсутствует дата составления или необходимые подписи. Следует создавать всю документацию своевременно, в момент совершения операции, и проследить, чтобы в ней содержались только достоверные данные. Это автоматически избавит предприятие от проблем с налоговой службой. Помимо полного содержания хозяйственной операции бухгалтеру нужно написать его измерители в натуральном и в денежном выражении. Первичка обязательно содержит наименование документа, дату его составления, наименование предприятия,  а также фамилии и подписи, ответственных за совершение операции  сотрудников.

Случается также, что на предприятии только формально происходит инвентаризация. То есть, не производится сверок расчётов либо не происходят ревизии при смене кассира. Но для успешной деятельности любой фирмы необходимо регулярно проводить аудит, инвентаризацию, ревизию и проверку отчётности.

Не хватает документов

Замечено, что в большинстве компаний отсутствует необходимая часть документов, которые требуются для правильного документооборота. Итак, какие именно бумаги отсутствуют?

  • договоры о материальной ответственности с кассирами либо кладовщиками;
  • товарные, материальные, производственные отчеты, которые должны составлять материально ответственные сотрудники;
  • график документооборота на предприятии (кто какие первичные документы создает, в какие сроки представляет в бухгалтерию);
  • штатное расписание (либо его нет совсем, либо оно не соответствует трудовым договорам);
  • неправильно оформлены кадровые документы, в приказах отсутствуют подписи сотрудников рядом с надписью «ознакомлен»;
  • должностные инструкции, внутренние распоряжения, регламенты и стандарты по распределению обязанностей, полномочий и ответственности среди работников;
  • регламенты по систематизации и хранению отработанных первичных документов (номенклатура дел, положение об архиве).

Каждому главному бухгалтеру мы рекомендуем составить индивидуальный график документооборота, после чего ознакомить всех сотрудников с правилами оформления  первичных документов. Каждый сотрудник также должен знать, в какие сроки предоставить документацию в бухгалтерию. Требования следует применять одинаково ко всем сотрудникам, только так можно достичь желаемого порядка в работе. Стоит обратить внимание, что без подписи главного бухгалтера любые денежные и расчётные документы и финансовые (кредитные) обязательства считаются недействительными! В случае, если между бухгалтером и генеральным директором возникают разногласия, относительно некоторых операций, то документ принимается к исполнению только после письменного распоряжения гендиректора.